L'Espricerie

Caisse : mode d'emploi

Bonjour,

J'ai créé un fichier ExCel appelé Caisse. Il t'est destiné si tu veux tenir à jour ta comptabilité et garder un œil sur l'état de tes finances. Voici comment l'utiliser et le faire fonctionner. Ce n'est pas trop compliqué.

Onglet "données"

Dans cette feuille de calcul, il faut saisir les opérations et mouvements d'argent.

1 - A quoi servent les colonnes :

• colonne A, le motif de la dépense (par exemple, anni M'man ou fleurs Juliette)

• colonne B, le numéro de chèque (si tu as fait un chèque pour acheter quelque chose)

• colonne C, la date de la dépense ou de la recette (si par exemple tu as payé le supermarché ou si tu as reçu un salaire, un remboursement, etc)

• colonne D, le bénéficiaire de ta dépense ou l'émetteur de ta recette. Par exemple, tu inscriras "resto" si tu as payé un repas au restaurant, et tu inscriras "sécu" si la sécurité sociale t'as remboursé ton dentiste.

• colonne E, le montant de l'opération : n'oublie pas de faire précéder tes dépenses du signe moins (-) ; si c'est de l'argent que tu reçois, saisis seulement le montant (tu constateras qu'il s'affiche en bleu, c'est pour le repérer plus facilement).

• colonne F, le compte sur lequel l'opération est effectuée. En effet, tu peux avoir un compte en banque, un livret de caisse d'épargne, une cagnotte pour les vacances, etc. Tu peux saisir ici l'intitulé de ce compte, par exemple "BNPP", "Livret A", "z".

• colonne G, le mode de paiement, par exemple "ch" pour chèque, "cb" pour carte bleue, "dab" pour distributeur automatique de billets si tu as été retirer de l'argent, "prl" pour prélèvement ; "vir" si tu émets ou reçois un virement.
  - Pour t'éviter une saisie, une petite formule provoque l'affichage de "ch" si tu saisis un numéro du chèque dans la colonne B.
  - NB : dans cette formule, si tu utilises souvent ta carte bleue pour payer tes achats, tu peux remplacer "?" par "cb" par exemple. Modifie la formule dans la cellule G2 puis recopie-la vers le bas jusqu'à la cellule G899.
  

• colonne H, tu inscriras un repère de pointage quand ta banque aura enregistré l'opération sur un relevé, par exemple le numéro du relevé.

Les autres colonnes I, J, K et L fonctionnent toutes seules. le résultat qu'elles affichent sert à traiter les données. Elles contiennent des formules qui sont nécessaires au système. Pour éviter de les modifier et les fausses manœuvres, je les ai protégées (si tu veux les déverrouiller, le mot de passe est 0000 : menu "Outils/Protection/Oter la protection de la feuille...").
- colonne I, le mois de l'opération s'affiche.
- colonne J, la lettre "r" s'affiche si tu as reçu de l'argent ; la lettre "é" si tu as émis de l'argent.
- la colonne K contient une formule compliquée. Elle est utile au tableau de la feuille suivante.
- la colonne L affiche le jour de l'opération.

Tu as remarqué que la cellule titre de chaque colonne (ligne 1) contient une petite flèche. En cliquant dessus, tu affiches la liste de toutes les occurrences que tu as saisies dans la colonne (par exemple "resto" et "sécu" colonne D). Si tu as besoin de visualiser certaines opérations, tu pourras ainsi les sélectionner facilement (tous les "restos" colonne D ou toutes les "cb" colonne G du mois de mars colonne I).

• Utilise une ligne par opération. Tu payes un resto : 1 ligne. Tu reçois les dividendes de tes actions : 1 ligne. Tu retires de l'argent au distributeur : 1 ligne. Tu achètes des places de concert sur Internet : 1 ligne. N'oublie rien...

• Si tu veux mettre de l'argent de côté pour tes vacances ou pour changer d'ordi, il faut utiliser une ligne pour faire sortir la somme voulue de ton compte principal (LCL par exemple) et utiliser une autre ligne pour créditer ton compte économies (z par exemple)
  

• Tu peux saisir des opérations à l'avance. Par exemple, le loyer que tu payes chaque mois, une estimation de la facture de téléphone qui arrive tous les 2 mois, les impôts que tu payes pendant 10 mois ; mais aussi ce qui rentre régulièrement, ton salaire, les allocs, son rmi, etc.

Onglet TCD

Sur la feuille nommée "TCD" (comme Tableau Croisé Dynamique), il y a essentiellement un tableau (zone A11:C15), des champs de sélection (cellules grisées qui sont les titres des colonnes de la feuille "données") et une liste déroulante (zone A1:B1).
Le tableau est réglé pour lire la liste de données de la feuille précédente (899 lignes).
- Tu peux faire glisser un champ de sélection dans le tableau côté lignes ou côté colonnes.
- Si tu laisses les champs dans la zone supérieure, tu peux faire une sélection des résultats en cliquant sur la flèche noire.

• Lorsque tu auras entré suffisamment de données, tu pourras avoir une synthèse de ton avoir :

a - choisis dans la liste déroulante (flèche noire, cellule B1) le type de résultat que tu souhaites obtenir.
b - saisis une date dans la cellule verte si besoin
c - à côté de la cellule grisée marquée "solde", cellule B8, sélectionne "1", cela sélectionnera les opérations à la date inscrite en A2 ("0" sélectionne les opérations à venir).
d - clique-droit dans le tableau, sélectionne "Actualiser les données" et une synthèse de tes recettes et dépenses s'affiche sous forme de tableau.

• Autre sélection : tu peux avoir un état de ton compte à une date précise, y compris dans le futur si tu as pris la peine de saisir les recettes-dépenses par anticipation. Pour cela, saisis la date voulue dans la cellule C1 puis choisis "à date du =>" dans le menu déroulant proposé en cliquant sur la flèche cellule B1. Le tableau se met à jour automatiquement.

• Lorsque ta banque t'enverra ton relevé de compte

(i) pointe les opérations dans l'onglet "données" colonne H puis,
(ii) dans l'onglet "TCD", sélectionne "banque" en cliquant sur la flèche cellule A1 ;
(iii) clique-droit dans le tableau, sélectionne "Actualiser les données"
(iv) le total affiché par le tableau devrait être le même que celui de ton relevé bancaire...

Voilà, bon courage.

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